Microsoft 365: Lizenzen, die wir zu oft doppelt sehen.
Beim Lizenz-Check in KMU tauchen dieselben Muster auf — meist ohne bösen Willen, aber mit spürbaren Kosten.
Microsoft 365 ist in vielen mittelständischen Betrieben längst Standard. Was auffällt: Die Lizenzrechnung wird selten genauso sorgfältig gepflegt wie die Postfächer. Nach Fusionen, Personalwechseln oder einem schnellen „alle bekommen das gleiche Paket“ stapeln sich oft doppelte oder ungenutzte Lizenzen — ohne dass es jemand merkt.
Business Premium für alle — auch für die, die es nicht brauchen
Was wir häufig sehen: Ein Betrieb mit 40 Mitarbeitenden bucht Microsoft 365 Business Premium für jeden Account. Das Paket ist gut — Intune, Defender, erweiterte Sicherheit. Aber die Person in der Buchhaltung, die nur Outlook und Excel nutzt, braucht das nicht. Business Basic oder Standard reicht, und der Unterschied summiert sich über Jahre.
In der Praxis lohnt sich eine Rollenliste: Wer arbeitet mobil mit Firmengeräten? Wer braucht erweiterte Sicherheitsfunktionen? Wer nutzt nur Browser-Office? Darauf lässt sich eine sinnvolle Lizenzstruktur aufbauen — ohne an Sicherheit zu sparen, wo sie nötig ist.
Vergessene E3-Lizenzen und alte Verträge
Beim Umzug von einem alten Enterprise-Vertrag auf Business-Lizenzen bleiben nicht selten E3- oder E5-Plätze aktiv, obwohl niemand sie mehr nutzt. Oder ein ehemaliger Mitarbeiter hat noch eine Lizenz, das Konto ist deaktiviert — die Rechnung läuft weiter.
Ein halbjährlicher Abgleich im Admin Center dauert 30 Minuten: Aktive Nutzer gegen gebuchte Lizenzen halten, deaktivierte Konten prüfen, Gastaccounts aufräumen. Klingt banal, spart aber regelmäßig dreistellige Beträge pro Monat.
Shared Mailboxes und Archiv
Shared Mailboxes — info@, buchhaltung@, vertrieb@ — brauchen unter bestimmten Bedingungen keine eigene Lizenz. Voraussetzung: Das Postfach ist unter 50 GB und niemand hat ein eigenes Login nur für dieses Konto. Trotzdem sehen wir oft bezahlte Lizenzen darauf sitzen.
Beim Online-Archiv ist es umgekehrt: Manche Betriebe aktivieren Archivierung, ohne das passende Archiv-Add-on gebucht zu haben — oder umgekehrt zahlen sie dafür, nutzen es aber nicht. Beides lässt sich mit einem kurzen Blick in die Compliance-Einstellungen klären.
Was Sie jetzt tun können
Laden Sie die aktuelle Lizenzübersicht aus dem Microsoft-Admin-Portal. Listen Sie jede Lizenz mit dem zugeordneten Nutzer auf. Markieren Sie Konten ohne Login in den letzten 90 Tagen. Prüfen Sie Shared Mailboxes separat.
Unser Whitepaper Microsoft 365 sicher betreiben ordnet Identitäten, E-Mail und Berechtigungen für den laufenden Betrieb ein. Mehr zu Lizenzen, Security und Betrieb finden Sie auf der Seite Microsoft 365.
Lizenzoptimierung ist kein Sparzwang. Es geht darum, für das zu zahlen, was Sie wirklich nutzen — und das Geld dort einzusetzen, wo es Sicherheit oder Produktivität bringt.